Panduan Pemula untuk Menggunakan Office 365 Untuk Bisnis | IT-BATAM

fitur dari office 365

Berkat inovasi modern seperti perangkat seluler dan komputasi awan, rekan bisnis dapat berkolaborasi pada file proyek dari jarak jauh jauh. Anda dapat memiliki tim kerja yang tersebar di luar pulau bahkan luar negeri untuk mengerjakan dokumen yang sama sepanjang waktu. Ketika semuanya dilakukan di server cloud, dokumen aman dari kehilangan, kerusakan, atau pencurian dan selalu tersedia untuk pihak yang berwenang dari lokasi mana pun dengan akses Internet.

Rangkaian layanan paling canggih dalam hal ini ada di seri Office 365 oleh Microsoft.

Apa itu Office 365 untuk Bisnis?

Office 365 adalah layanan berlangganan yang menggabungkan penyimpanan cloud, email kelas bisnis, dan suite Microsoft Office versi terbaru. Pemutakhiran terbaru untuk program Microsoft terintegrasi ke dalam setiap tingkat layanan Office 365, yang disinkronkan ke setiap generasi baru Windows. Pembaruan biasanya terjadi setiap enam bulan.

1. Fitur Keamanan

Office 365 menawarkan fitur keamanan yang melindungi data di semua lini, termasuk berikut ini:

Email terenkripsi: Ini memastikan bahwa email hanya dibaca oleh personel yang berwenang, yaitu pengirim dan penerima.
Pencegahan kehilangan data: Ini memblokir penyebaran informasi pribadi yang sensitif.
Manajemen perangkat seluler: Banyak orang menahan diri dari melakukan bisnis di ponsel karena takut aktivitas tersebut dapat mengakibatkan kebocoran data. Dengan Office 365, ponsel yang hilang atau dicuri dapat dihapus dan dikunci dari jarak jauh dari cloud sehingga tidak ada yang bisa mendapatkan akses tidak sah ke file perusahaan Anda.
Advanced Threat Analytics (ATA): Office 365 mencegah virus sebelum mereka tiba dengan ATA, yang memindai lampiran email untuk kemungkinan malware. Jika sesuatu yang berpotensi ganas terdeteksi, lampiran akan dihapus dari email. Penerima masih menerima email, tetapi dengan pesan yang menyatakan mengapa lampiran telah dihapus. ATA adalah kunci untuk pencegahan virus dan pelanggaran data.

Hal diatas dan fitur lainnya menjaga perusahaan tetap aman dari kehilangan data, kebocoran keamanan, dan virus. Namun, tidak semua program di atas tersedia di semua versi Office 365. Perhatikan fitur keamanan yang paling penting untuk perusahaan Anda dan pastikan semua staf Anda memiliki versi 365 dengan fitur yang diperlukan.

2. Fitur Administratif

Office 365 versi B2B menampilkan dasbor manajemen tempat administrator perusahaan dapat mengelola lisensi pengguna, elemen keamanan, dan fitur program di seluruh jaringan perusahaan.

3. Pusat Admin Direktori Aktif Azure

Semua langganan bisnis Office 365 menyertakan akun Azure Active Directory, yang dapat digunakan administrator untuk mengelola tim perusahaan dan menjalin koneksi dengan pihak ketiga.

4. OneDrive Untuk Bisnis

Semua akun Office 365 menyertakan satu terabyte ruang penyimpanan OneDrive, memungkinkan pengguna untuk menyimpan ribuan dokumen dan file. Pada tingkat Enterprise Office 365, administrator dapat meningkatkan penyimpanan pengguna hingga tanpa batas jika data melebihi satu terabyte.

Paket Office 365 Mana yang Tepat untuk Bisnis Anda?

Office 365 tersedia dalam versi B2B dan penggunaan pribadi. Namun, individu yang lepas untuk perusahaan lain sering mendapatkan versi pribadi dan menggunakannya untuk penggunaan pribadi maupun bisnis. Biaya Office 365 terakumulasi pada basis per pengguna, per bulan dan dapat dibayar bulanan atau tahunan, meskipun opsi terakhir umumnya lebih ekonomis dalam jangka panjang. Tiga tingkatan dasar Office 365 Bisnis masing-masing mendukung hingga 300 pengguna. Jadi apa saja yang termasuk dalam Office 365 Bisnis?

1. Office 365 Bisnis Esensial

Untuk bisnis kecil dan pemula, pilihan paling praktis adalah Office 365 Business Essentials. Dengan Business Essentials, Anda mendapatkan akses ke berbagai program bisnis Windows, termasuk Exchange, OneDrive, SharePoint, Skype for Business, dan Microsoft Teams.

2. Office 365 Bisnis

Office 365 Bisnis dalam beberapa hal merupakan tingkat berikutnya dari Bisnis esensial, menawarkan sejumlah aplikasi bisnis Microsoft yang tidak tersedia dengan versi 365 lainnya, seperti Excel, OneDrive, OneNote, Outlook, PowerPoint, dan Word. Namun, 365 Bisnis tidak menyertakan Exchange, SharePoint, Skype for Business, atau Microsoft Teams. Tidak seperti level 365 lainnya, Business tidak menawarkan domain email kustom atau kotak surat 50 GB. Mendukung sebanyak 300 pengguna.

3. Office 365 Bisnis Premium

Office 365 Bisnis Premium adalah tingkat layanan tertinggi, menawarkan semua program dan fitur dari dua tingkat lainnya, serta Microsoft Bookings, Microsoft Connections, Microsoft Invoicing, Microsoft Listings, MileIQ, dan Outlook Customer Manager. Office 365 Bisnis Premium direkomendasikan untuk bisnis mapan dengan infrastruktur komputasi besar. Fitur Business Premium yang diperluas melampaui kebutuhan sebagian besar perusahaan kecil.

Menyiapkan Office 365 untuk Bisnis Anda

Konsol dasbor membutuhkan keterampilan yang cukup untuk mengelola, dan beberapa elemen hanya dapat dikontrol dengan perintah PowerShell. Terlepas dari ukuran bisnis Anda, penting untuk memiliki administrator Office 365 yang memenuhi syarat, baik internal maupun outsourcing, yang dapat menangani tugas manajemen dan konfigurasi.

1. Ikuti terus Perubahan Fitur

Office 365 akan update secara teratur. Dengan demikian, pengguna harus mengikuti perubahan ini. Bagi sebagian orang, hal ini bisa membingungkan jika tidak memperhatikan perubahan tersebut. Meskipun pemutakhiran ini jarang mengubah fungsionalitas program dengan cara apa pun, terkadang hal itu terjadi, dan Anda bisa lengah jika Anda tidak siap untuk update terjadwal dan kembali untuk menemukan program yang dirombak secara radikal.

2. Perhatikan Fitur Yang Sebenarnya Anda Gunakan

Tidak semua orang menggunakan Office 365 dengan kapasitas penuhnya. Sebagian besar pengguna hanya menggunakan sekitar seperlima dari keseluruhan fitur yang ditawarkan pada tingkat tertentu. Meskipun ini umumnya masalah ringan, mungkin berguna untuk melakukan inventarisasi tahunan tentang apa yang Anda lakukan dan tidak gunakan di Office 365. Bergantung pada ukuran dan cakupan bisnis Anda, Anda mungkin menemukan bahwa semua fitur yang Anda gunakan adalah juga tersedia pada tingkat yang lebih ekonomis. Sebagai alternatif, Anda mungkin menemukan bahwa orang-orang tertentu di tim Anda tidak memerlukan beberapa fitur yang lebih kompleks yang digunakan oleh rekan kerja lain dan oleh karena itu, dapat menghemat uang dengan beralih ke tingkat yang lebih rendah.

3. Simpan Salinan Lokal dari Proyek Saat Ini

Dengan Office 365, file diakses secara online dan diedit dari jarak jauh dari mana pun Anda terhubung ke Internet. Akibatnya, Anda tidak akan dapat mengakses file Anda saat koneksi terputus kecuali Anda memiliki salinan lokal dari file tersebut. Oleh karena itu, Anda harus memiliki koneksi Internet yang konsisten dan andal agar Office 365 berfungsi untuk Anda secara teratur.

Manfaat Menggunakan Office 365

Komputasi awan adalah salah satu cara terbaik bagi bisnis untuk mengerjakan proyek dan berkolaborasi karena keamanan dan kenyamanan yang ditawarkan layanan jarak jauh dan aman untuk semua organisasi, besar dan kecil. Dengan komputasi awan, semua file dicadangkan, dan pembaruan sistem selalu dilakukan di ujung server. Manfaat Office 365 dapat dirinci sebagai berikut:

1. File yang Dicadangkan

Dengan penyimpanan data, pencadangan lokal tidak pernah benar-benar aman. Bahkan jika Anda mencadangkan data Anda di beberapa drive portable, data itu masih bisa hilang jika kebakaran atau banjir melanda tempat operasi Anda. Satu-satunya cara untuk menjamin keamanan data Anda adalah dengan layanan cloud seperti Office 365. Pengguna dapat mengakses data mereka dari mana saja, bahkan jika keadaan darurat setempat telah mengubah kantor pusat Anda menjadi puing-puing.

2. Data Aman

Di masa lalu, bisnis mewaspadai penyimpanan cloud karena ketakutan akan peretasan. Masalah tersebut tidak menjadi masalah lengkap dengan Office 365, yang menjaga data tetap terlindungi dari peretas dan kebocoran. Dengan Office 365, hanya Anda dan personel resmi lainnya yang dapat melihat data perusahaan Anda.

3. Dapat Diakses Dari Lokasi Mana Saja Kapan Saja

Office 365 memungkinkan untuk mengakses file Anda secara virtual dari lokasi mana pun, baik itu kantor, rumah, atau pengaturan lainnya. Pada hari-hari ketika Anda cuaca buruk dan tidak dapat bepergian ke kantor, Anda dapat masuk ke akun Anda dan mengakses file Anda dari kenyamanan ruang tamu Anda. Jika Anda berada di luar kota atau dalam perjalanan bisnis, Anda dapat mengakses file Anda dari kafe atau kamar hotel di smartphone atau laptop.

4. Koordinasi dan Organisasi

Kapan pun Anda perlu menghubungi rekan kerja, akan sulit untuk mengoordinasikan cara kontak yang berbeda kecuali Anda memiliki program yang akan menyinkronkan setiap metode komunikasi. Di Office 365, setiap kontak baru di ponsel Anda akan diperbarui ke perangkat Anda yang lain dan sebaliknya.

5. Biaya Bulanan yang Dapat Dikelola

Untuk bisnis yang lebih kecil, salah satu aspek biaya yang paling menghambat adalah kontrak tarif tinggi yang tidak fleksibel yang sering dikenakan layanan kepada pelanggan mereka. Dengan Office 365, Anda dapat meningkatkan atau menurunkan skala sesuai dengan kebutuhan Anda saat ini. Tidak ada kontrak penguncian dengan Office 365, yang memungkinkan Anda membayar jumlah layanan yang Anda butuhkan selama bulan tertentu. Jika Anda baru memulai, Anda dapat memilih paket yang paling sesuai dengan sejumlah kecil kontak, lalu menambahkan lebih banyak seiring pertumbuhan bisnis Anda. Bergantung pada tren bisnis musiman, Anda dapat mengurangi atau menambah kontak untuk periode waktu tertentu.

6. Penyimpanan Email Hampir Tanpa Batas

Salah satu aspek yang lebih mengganggu dari manajemen ruang virtual adalah jumlah ruang yang dapat digunakan email di server perusahaan Anda. Jika Anda seperti kebanyakan orang, Anda mungkin bahkan tidak tahu bahwa kotak masuk Anda penuh sampai Anda menerima pesan sembulan yang menyatakan bahwa sudah waktunya untuk membersihkan kotak masuk Anda. Anda dapat melupakan popup ini dengan Office 365 karena Office 365 menyediakan penyimpanan email sebesar 50 GB, jumlah yang kemungkinan besar tidak akan pernah Anda penuhi.

7. Lisensi Menjadi Mudah

Saat Anda menjalankan perusahaan dengan banyak rekan kerja, mungkin sulit untuk menjaga semua orang pada halaman yang sama dalam hal lisensi perangkat lunak , terutama ketika hingga tiga versi Windows yang berbeda digunakan di antara staf. Dengan Office 365, masalah ini teratasi karena layanan menerima semua lisensi dan oleh karena itu, dapat diterapkan di seluruh perusahaan Anda.

8. Kolaborasi yang Efisien

Ketika perusahaan terlibat dalam pekerjaan kolaboratif pada dokumen yang sama, pembaruan dapat membingungkan dan tidak praktis jika rekan kerja memberikan kontribusi dari lokasi yang berbeda sepanjang hari. Misalnya, jika Anda mengirim dokumen sebagai lampiran ke tim yang terdiri dari 10 rekan kerja, Anda dapat memiliki kasus di mana 10 dokumen yang dimodifikasi kemudian harus diedit menjadi satu. Dengan Office 365, semua kebingungan tersebut dihilangkan karena setiap dokumen diperbarui secara langsung, secara real-time, dengan setiap modifikasi resmi. Jika Anda perlu kembali ke versi dokumen yang lebih lama, Anda bisa melakukannya karena setiap versi disimpan.

9. Pembaruan dan Sinkronisasi Reguler

Upgrade komputer seringkali sulit bagi perusahaan, terutama ketika mesin yang terlibat memiliki kapasitas yang berbeda, beberapa di antaranya mungkin tidak kompatibel dengan Windows terbaru. Dengan Office 365, masalah pemutakhiran yang sering mengganggu departemen komputer dihapus dari persamaan karena versi Windows terbaru diinstal secara otomatis di ujung server. Terlepas dari perangkat apa yang Anda atau salah satu rekan kerja Anda gunakan untuk mengakses cloud, versi Windows akan selalu terbarui.

Hubungi IT-BATAM untuk Penyiapan dan Dukungan Office 365

Baik Anda menjalankan bisnis pemula kecil atau perusahaan besar, komputasi awan dapat mengubah cara staf Anda berkolaborasi dalam tugas dan menyelesaikan proyek tim. Dengan Office 365, file perusahaan Anda akan selalu dicadangkan dan dapat diakses di antara pengguna berlisensi dari lokasi mana pun. Untuk mendapatkan hasil maksimal dari Office 365, Anda harus selalu memiliki layanan TI, konsultasi, dan dukungan yang Anda inginkan. Hubungi IT-BATAM untuk penyiapan dan dukungan Office 365.

Share:

Facebook
Twitter
Pinterest
LinkedIn

Leave A Comment

Social Media

Most Popular

Dapatkan Update Terbaru Kami

Berlangganan Buletin Mingguan Kami

Tidak ada spam, hanya pemberitahuan tentang produk baru.